Aprenda a fazer a convocatória e ata do condomínio

Estes dois documentos são indispensáveis em qualquer condomínio. Hoje explicamos como fazer a convocatória e ata do condomínio.

As assembleias de condomínio podem, muitas vezes, ser o palco de discussão e de ânimos exaltados.

Mas não tem – nem deve - de ser assim.

Aliás, esta é a altura ideal para uma troca de ideias e planeamento para a boa convivência entre vizinhos.

Prepare-se com a devida antecedência e veja como fazer a convocatória e ata do condomínio.

As convocatórias são o início do procedimento para que as reuniões de condomínio aconteçam. Está contemplada no artigo nº 1432 do Código Civil.

"O envio deve ser efetuado por meio de carta registada, com pelo menos 10 dias de antecedência da reunião, para que haja um recibo de receção assinada pelo condómino."

Como marcar a assembleia

Todos os condóminos têm de ser convocados para as assembleias, quer residam no não no prédio em causa.

A ausência de convocatória a todos os condóminos, ou a existência de alguma irregularidade na mesma, pode comprometer as deliberações tomadas em assembleia.

Se esta formalidade do envio que indicamos no início do artigo for cumprida, então, considera-se que a convocatória foi realizada com sucesso.

Quantos condóminos precisam de estar presentes para tomar decisões?

Não é fácil conseguir a presença de todos os condóminos nas reuniões de condomínio.

Como tal, e para não comprometer as decisões que exigem unanimidade, a lei encontrou uma forma de contornar essa questão: as decisões que exijam unanimidade, como alterar o título constitutivo, destino a dar a bens ou partes comuns e obras de reconstrução -

"podem ser aprovadas desde que compareçam, pelo menos, os representantes de dois terços da permilagem total do prédio."

Mas quem não esteve presente ainda vai a tempo de agir.

Afinal, as decisões têm de ser comunicadas a todos os condóminos ausentes no prazo de 30 dias a contar da aprovação da ata.

Após essa data, os condóminos ausentes dispõem de um prazo de 90 dias para comunicar por escrito se aceitam ou não as deliberações aprovadas.

Todavia, caso falte algum condómino, as decisões que não exigem unanimidade podem ser aprovadas.

Basta que seja respeitado o quórum.

Quando deve redigir a ata?

A ata de condomínio é o documento oficial produzido na reunião da assembleia de condóminos.

Como tal, assim que termine a votação, peça a todos os condóminos que a assinem.

Contudo, não sendo possível redigi-la durante a reunião, deve submeter um resumo a aprovação e agendar a aprovação da ata definitiva para outra ocasião.

Que informações deve conterá a ata?

Para não ser apanhado desprevenido, saiba que informações deve incluir:

• Data, hora e local nos quais a assembleia aconteceu;
• Nome do condomínio;
• Tipo de reunião (semanal, mensal, anual ou extraordinária);
• Pauta da reunião;
• Nome do presidente ou substituto;
• Lista de presenças e de ausências;
• Decisões, tomadas, resultados financeiros, planeamentos apresentados ou informações relevantes;
• Assinatura do responsável pela ata e dos condóminos presentes.

Isto porque quanto mais exato for o relato da reunião e das decisões aprovadas, menos espaço de manobra haverá para contestações e recusa de assinaturas.

Assinatura da ata

Ainda que a lei portuguesa não seja clara sobre a data em que a ata deve ser redigida, aprovada e assinada, o ideal é que o mesmo aconteça no fim da reunião de condóminos, para evitar posteriores dificuldades.

Todos os que estiveram presentes na assembleia devem assinar a ata.

Caso contrário, se alguém se recusar a assinar, o administrador deve notificá-lo como se estivesse ausente, isto é, com carta registada com aviso de receção, no prazo de 30 dias após a assembleia, para que fique devidamente informado das decisões tomadas.

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